MUTABIK MIYIZ?
Mali nitelikli olaylara ait kayıt tutmaya Muhasebe diyoruz. Çok mu kısa oldu? Aslında uzatabiliriz. Ama muhasebenin birinci işlevi olarak kabul ettiğimiz bu kayıt tutma İŞi, muhasebe sürecinin nerede ise tamamını kapsıyor. Geriye ne kaldı? 2. İşlev. O da analiz ve yorum. Diyeceksiniz ki; “…evet. Yıllar önce öyle idi. Artık sistemler var. Sistemler kurulur. Analiz var, raporlama var, denetim var. Sistemleri güncelleme ve yenileme var. Reenginering var. Var oğlu var! Kayıt tutmak (kaydetmek, sınıflandırmak ve özetlemek) ve analiz – yorum diyerek Muhasebeyi kısaltamazsın.
Pek tabii. Kısaltamam. Ancak mali nitelikli işlemlerle ne yapıyor olursanız olun, işe kayıt tutma ile başlarsınız. Diğerleri bundan sonradır, bunun üzerinedir. Kayıt tutmadaki “kayıt”ları temel alırız. Bu nedenle diğer tüm süreçler de bu tutulan kayıtlar kadar, gerçek, doğru, güncel, anlaşılır, detaylı, faydalı, güvenilir… olacaktır. Günümüzde Muhasebe Sistemi, Muhasebe Bilgi Sistemi, Mali İşler Bilgi Sistemi, Kurumsal Kaynak Planlama… içerisinde yer alan bu kayıt sistemlerinden elde edilecek her türlü bilginin yukarıda sayılan nitelikleri taşıması için işe kayıttan başlamalıyız.
O zaman bir orta yol bulalım. Kısa olan tanımı biraz uzatarak; “Mali nitelikli işlemlere ait tuttuğumuz kayıtlarla başlattığımız sürece Muhasebe denir” diyelim. İşte bu kayıtların gerçeği yansıtabilmesi için pek çok etken vardır. Düzgün tasarlanmış bir Muhasebe sisteminde; bu etkenlerden en önemli olanlarından biri, Mutabakattır. Biraz konuyu zorlarsak, en önemlisi de diyebiliriz.
Neden? Nedeni basit! Yukarıda da dediğim gibi; mutabakat yapılmamış kayıtlar sizin düşüncenizdir. Muhasebede kullandığınız hesap sayısınca düşünceniz var demektir. E bu hesapların bir de karşı tarafı var. Bu şekilde değerlendirirseniz hesap sayınızın en az iki katı kadar görüş ortaya çıkacaktır. Mutabakat ise; işte bu her hesaptan iki tane olabilecek düşünceyi birlemektir. Ancak bu birlemeden sonra kayıtların doğruluğundan bahsedilebilir.
Peki bu kadar önemli ise mutabakat nasıl yapılmalı? Nelere dikkat edilmelidir?
- Her bir hesap için mutabakat yapılmalıdır. Bunu söylerken sadece her bir satıcı ve/veya alıcı carilerinden bahsetmiyorum. Tabii ki öncelikli olan bu cari hesap mutabakatıdır. Ancak, mutabakatı bir envanter çıkarma faaliyeti olarak değerlendirmeli, özellikle sıkça kullandığımız hesaplar için de mutabakat yapmalıyız.
Kasa ile de mutabakat yapmalıyız. Demirbaşlar… ile de. Burada ne demek istediğimi biraz daha açmak isterim: Diyelim KASA hesabınızın kalanı 1.250 TL olsun. Çok güzel! Aldınız bu rakamı bugün için çok önemli olan, rapor, analiz, beyanname içerisine yazdınız. Bu şekilde bu raporları düzenlediniz. Ancak mutabakat anlamında, KASA hesabının karşı hesabı olarak kabul edebileceğimiz fiziki (çelik vs.) kasa (çekmece vs.) içinde (herhangi bir nedenle) 1.200 TL var ise düzenlediğiniz raporlar, bu raporlara bakarak alınacak kararlar (tahakkuklar) yanlış olacaktır. Aradaki farkın tutarına/oranına göre de bu hatanın değeri ortaya çıkacaktır.
İşte KASA hesabı için kısaca örneklendirdiğim gibi, Cari Hesap olmadığından mutabakata pek katmadığımız, envantere dahil ettiğimiz, envanterde de senede bir defa baktığımız (ya da bakmadığımız) hesaplar da belirli aralıklarla MUTABAKAT işlemlerine dahil edilmeli.
Burada belli aralıktan kasıt, işletmenin yapısı, sektörü, Muhasebe Personel Yapısı, Hesapların sayısı, kullanılan sistemin yapısı… na göre değişecek zaman aralıkları belirlemektir. Bu süreçte hesapların kullanım sıklığı da mutlaka göz önünde bulundurulmalıdır. Demirbaşa da ne olacak canım! Duruveriyor durduğu yerde diyebilirsiniz. O zaman yaşanmış bir hikaye:
Faaliyet konusu imalat olan bir işletme. Ocak 2019 tarihinde demirbaş aracını satıyor. Gerekli bilgi / belge Muhasebeye verilmediğinden herhangi bir işlem yapılmıyor. Nisan 2019da yapılan yakıt kullanım analizlerinde ortaya çıkan bu durum TAŞITLAR hesabı ile Mutabakat yapılsaydı, daha önce tespit edilebilirdi.
Banane! Evrak vermedilerse ben nerden bileceğim? Diyenlere Demirbaş Mutabakatı yapmıyorsun bari İnteraktif Vergi Dairesinden araç listesini kontrol et cevabı bu örnek özelinde verilebilir. Ancak mesele ve cevap bu değil. Gerçek cevap şu: Yukarıda da bahsettiğim gibi. Günümüzde Muhasebe gelen evrakları kaydetmek, sonra da beyanları vermek değil. Pro-Aktif bir muhasebe sistemi kurarak Mali Nitelikli İşlemlere ait, daha doğrusu işletmenin tüm faaliyet alanlarındaki hatayı sıfıra indirmeyi hedeflemektir.
- Mutabakat Yazılı Olmalıdır: Bazı istisnai durumlar olabilir. Ancak daha sonradan delil olabilmesi için mutabakatların mutlaka yazılı olması gerekir. Her Muhasebe Bilgi Sistemi içerisinde yer alan Mutabakat mektubu formatı kullanabileceğiniz gibi; herhangi bir şekilde;
Firma adı, mutabakat yapılan dönem, mutabakat tarihi, bakiye (BA-BS mutabakatlarında belge adedi) bilgileri yer alan bir metin de kullanılabilir.
Bu mutabakat metinlerine; son yapılan mutabakattan sonraki hareketleri içeren ekstre de eklenmelidir. Bakiyede mutabık olduğunuz bir hesap ile aslında mutabık olmayabilirsiniz. Şöyle ki:
07-09-2020 tarihli 10.000 TL tutarlı fatura düzenlediniz. Ödemesini de 22-09-2020 tarihinde tahsil ettiniz. Müşteriniz her ne kadar ödemesini yapmış olsa da bu işlemleri kaydetmediğini kabul edelim. Muhasebesi merkezde olan, şubeli işletmelerde, şube tarafından bu şekilde yapılan işlemler olabilir. Evrakların merkeze gönderilmemesi / geç gönderilmesi durumlarında karşılaşılabilecek bir durumdur.
Yakın zamanda ortadan kalkacağını düşündüğüm BA-BS bildirimlerinin yanlış olmasını sağlayacak bu durum; yukarıdaki gibi bir mutabakat sistemi ile ortadan kaldırılabilecektir. Hem bu şekilde yapılacak bir cari hesap mutabakatı; bildirim öncesi BA-BS Mutabakatı zorunluluğunu da ortadan kaldıracaktır.
Kısaca mutabakat mutlaka yazılı olmalı. İstisnai durumlarda sözlü mutabakat yapılacak ise bunlar da mutabakat yapılan kişinin adı, mutabakat tarihi, bakiye bilgileri ile birlikte listelenmelidir. Firmamızdan mutabakatı yapan kişi(ler) ile birlikte bir kişi tarafından imza edilerek arşivlenmelidir.
- Kaşe İmza Büyük Sorun: Mutabakat metnini ve ekli ekstreyi e-mail olarak gönderdiniz. Karşı taraftan gelen mail şu: Mutabıkız.
Tabii ki kaşe-imza olması gerekir. Ancak bazı durumlarda kaşe-imzalı cevap almak zor olabilir. Bu durumlarda gönderdiğiniz e-postaya (e-posta içine. Ek olarak değil) mutabakat bilgilerini de yazmalısınız. Bu durumda olan cariler için bazı aylarda bu şekilde mutabakatı kabul etseniz de belli aralıklarla (3 ayda bir veya ara mutabakat yaparak) kaşe-imzalı cevap almalısınız.
- Ekstre Karşılaştırma : Mutabık değiliz cevabı geldi. İncelemeyi karşı tarafın yapması için çok mücadele ettiniz. Ancak iş size kaldı. Oldukça uzun da bir ekstre var elinizde. Yapacak bir şey yok artık. İnceleyeceksiniz!
Excelde düşeyara, sıralama gibi basit formül ve işlemlerle karşılaştırmayı daha hızlı yapabilirsiniz. Ay sonlarından başlayarak mutabık olduğunuz en son tarihten sonrasını karşılaştırmalısınız. En az ayda bir defa mutabakat yapmanız durumunda; mutabakatsızlık söz konusu olursa son hareketleri izleyerek sonuca hızlıca ulaşacaksınız.
Özellikle çok fazla hareket olan ekstrelerde, mutabık olduğunuz tarihten sonraki kayıtları incelerken doğrudan mutabakat farkını arayabilirsiniz. Belki birkaç işlem nedeni ile meydana gelen mutabakat farkını kolayca tespit edebilirsiniz.
Kamu kurumlarının ödemeleri gider/damga vergisi düşerek ödemesi, yabancı para cinsinden oluşan ekstrelerde (ikinci bir döviz birimi ile kayıt oluşturulmuyorsanız) kur farkları, bazı Muhasebe Bilgi Sistemlerinde “Kapalı Fatura” girişi nedeni ile (10-20 TL üzeri) küsürat farkları gibi nedenlerle herşey tamam olduğu halde mutabakatsızlık oluşabilmektedir. Öncelikle işlemlerin her iki (sizin ve karşı taraf) aynı bakış açısı ile muhasebeleştirildiğine emin olmalısınız.
Bu ve benzeri birkaç noktaya dikkat ederek ekstreleri karşılaştırmak işinizi kolaylaştıracaktır. Ancak burada özellikle mutabakat işiniz çok fazla ve Muhasebe Bilgi Sisteminizde otomatik ekstre kontrolü yapamıyorsanız, çok büyük maliyet oluşturmayan ekstre karşılaştırma yazılımı yazdırabilir veya satın alabilirsiniz.
- Hangi ara yapacağız? Mutabakat ayın her günü yapılabilir. Önünde bir engel yoktur. Her zaman mümkün olduğu kadar güncel mutabakat yapılmaya çalışılmalıdır. Her iki tarafta uygun ise mutabakat dün tarihli yapılmalıdır. Ancak uygulamada ay sonu mutabakatı yaygın olarak yapılır. Bu beyanname dönemini kapsaması açısından da tercih edilmelidir. Bu nedenle önceki ay bilgileri, bir sonraki ayın en geç 15i gibi bitirilmelidir. Özellikle KDV beyanı verildikten sonra yapılan mutabakatta (ki genelde BA-BS mutabakatı ay sonunda doğru yapılır) hatalar tespit edilse bile artık beyanname verilmiştir. Mutabakat sağlanmış, tahsilatlar yapılmış/yapılacak olsa da beyannameler açısından artık çok geçtir. Bu nedenle ayın 15ine kadar; her durumda KDV beyannamesi verilmeden önce mutabakatlar tamamlanmalıdır.
Mutabakat işlemlerinin Muhasebe Sisteminde önemli bir yer tutması; sistemin güvenilir ve doğru sonuçlar üretmesi adına önemlidir. Bu nedenle sadece cari hesaplara değil; tüm hesaplara “Mutabakat Yapılacak” gözü ile bakmalıyız.
Uzun yıllardan beri sorun olarak görünen mutabakat işlemleri günümüzde Muhasebe Bilgi Sistemleri tarafından otomatik olarak yapılabilmektedir. Sadece mutabık olunmayan durumlarda kullanıcıya iş düşmektedir. Hatta mutabık olunmayan cariler için ekstre gönderimleri de otomatik yapılabilmektedir. Mutabakat mektuplarının hazırlanması, gönderilmesi, cevapların mutabık / mutabık değil şeklinde işlenmesi sistemler tarafından otomatik olarak yapılabilmektedir. Bu nedenle eskiden olduğu gibi Mutabakat yapmak (zor, uzun, karışık bir) iş değil. İncelediğim birkaç programda, yukarıda belirttiğim otomatik işlemlerden sonra kullanıcıya “….. tarih, … nolu, … TL/USD/EUR tutarındaki işlem …. Carisi tarafından talep ediliyor” gibi mesajlar gelmektedir. Bu mesaja olumlu cevap verince (gerekli entegrasyonlar kurulmuş ise) eksik belge (fatura, dekont vs. ) karşı tarafa online olarak gönderilmektedir. Siz sadece rapor alıp; Mutabık veya Mutabık Değil/…Nolu belge gönderildi” şeklinde Mutabakat Raporu alabiliyorsunuz.
Konunun önemli olması nedeni ile çok fazla mevzuata boğulmadan, teknik detayları da bir kenara bırakarak; aslında herkesin bildiği konuları bir araya getirerek konuya değinmek istedim. Geçmiş uygulamalarımız nedeni ile varsa sorularınıza cevap vererek konuyu detaylandırmak isterim.
Bu sebeplerden dolayı siz siz olun Mutabık Olun.
Saygılarımla. 11-10-2020 ÇEKMEKÖY
